Modalités

1. Capacité juridique

Vous déclarez et certifiez être juridiquement habilité à accepter les présentes Modalités et à utiliser le site Web conformément à celles-ci. Si vous êtes une personne physique, vous déclarez et certifiez être majeur selon les lois de votre lieu de résidence, et âgé d’au moins 18 ans dans tous les cas. Si vous utilisez le site Web au nom d’une entreprise ou d’une autre organisation, vous déclarez et certifiez que vous êtes habilité à accepter les présentes Modalités au nom de l’organisation en question, et que « vous » désigne aux présentes à la fois ladite organisation et vous-même personnellement, conjointement et solidairement.

2. Licence

Nous vous conférons une licence non exclusive, incessible et limitée vous autorisant uniquement à utiliser le site Web conformément aux présentes Modalités. Nous et, s’il y a lieu, nos concédants, nous réservons tous les droits qui ne vous sont pas expressément accordés par les présentes Modalités.

3. Protection de la vie privée

Vous convenez avoir pris connaissance de la Politique sur la protection de la vie privée accessible sur ce site, car des modifications peuvent être apportées de temps à autre à celle-ci comprises, (la « Politique sur la protection de la vie privée »), et consentez pas les présentes à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels (précédemment ou ultérieurement recueillis) aux fins indiquées dans la Politique sur la protection de la vie privée. Vous consentez de plus à ce que nous utilisions ces renseignements personnels conformément aux modalités de la Politique sur la protection de la vie privée, qui est intégrée aux présentes par renvoi et fait partie intégrante des présentes Modalités.

4. Votre compte et son utilisation

Si votre utilisation du site Web exige que vous disposiez d’un compte vous identifiant en tant qu’utilisateur du site Web (un « compte »), les modalités suivantes s’appliquent :

Responsabilité– Vous êtes seul responsable :

de votre compte ainsi que de la gestion, de la confidentialité et de la sécurité de votre compte ainsi que de tous les mots de passe liés à ce dernier; et
de toutes les activités menées dans le cadre de votre compte, y compris par les personnes qui accèdent à celui-ci avec ou sans votre autorisation.

Avis– Vous vous engagez à nous aviser immédiatement :

de toute utilisation non autorisée de votre compte, de tout service fourni par l’intermédiaire de celui-ci ou de tout mot de passe lié à votre compte; ou
de toute brèche de sécurité liée à votre compte ou à un quelconque service fourni par son intermédiaire.
Vous vous engagez de plus à nous fournir l’assistance demandée afin de mettre fin à toute brèche de sécurité liée à votre compte ou d’y remédier.

Exactitude– Vous vous engagez à nous fournir les données clients exactes et complètes que nous exigeons de temps à autre, ainsi qu’à nous aviser sans tarder de tout changement touchant lesdites données détenues par nous afin que celles-ci demeurent complètes et exactes.

5. Limitations touchant le site Web

Le site Web dépend d’Internet, y compris de réseaux, de câbles, d’installations et d’équipements qui ne relèvent pas de notre responsabilité. Par conséquent (i) toute déclaration de notre part touchant la performance, la vitesse, la fiabilité, l’accessibilité, l’utilisation ou la stabilité du site Web n’est faite que sur la base « d’efforts commerciaux raisonnables »; (ii) nous ne pouvons garantir un niveau minimal de performance, de vitesse, de fiabilité, d’accessibilité, d’utilisation ou de fiabilité du site Web; et (iii) les données, messages, renseignements ou autres éléments transmis par Internet peuvent ne pas être totalement confidentiels, et votre anonymat n’est pas garanti.

6. Utilisation acceptable et interdictions

Utilisation légale. Vous devez :

n’utiliser le site Web qu’à des fins légales; et
nous aviser dès que vous avez connaissance, à quelque moment que ce soit, d’une violation d’une quelconque partie des présentes Modalités par une personne ou une entité, et nous apporter l’assistance demandée afin de mettre un terme à cette violation ou d’y remédier.

Conduite interdite. Sans restreindre la portée des autres restrictions énoncées dans les présentes Modalités, vous vous engagez à ne pas, directement ou indirectement, commettre ou permettre que soient commises les actions suivantes en lien avec le site Web :

Perturbation de tout site Web, ordinateur ou système Internet, ou menace à son intégrité, à son exploitation ou à sa sécurité.
Désactivation ou contournement des contrôles d’accès ou des procédures ou processus associés établis pour contrôler l’accès au site Web.
Partage, revente, reproduction, copie, distribution, redistribution ou exploitation à des fins commerciales (sauf à des fins commerciales internes) d’une quelconque partie d’un site Web ou octroi d’une sous-licence visant son utilisation ou l’accès à celui-ci, sauf avec notre autorisation expresse.
Extraction, compilation, collecte ou stockage de renseignements personnels d’autrui sans son consentement exprès.

Nos recours. Sans préjudice des autres droits dont nous disposons, nous pouvons suspendre, restreindre ou résilier votre droit d’utilisation du site Web sans aucun avis si nous estimons, à notre discrétion, que vous avez contrevenu à la moindre des règles d’utilisation acceptable énoncées ci-dessus. Nous pouvons retirer tout contenu que nos modérateurs jugent contestable pour un motif quelconque, ou sans motif.

7. Droits de propriété

Contenu – Le terme « contenu » désigne aux présentes tout élément et tout contenu, y compris les dessins, éditoriaux, textes, graphiques, éléments audiovisuels, éléments multimédias, photographies, vidéos, musiques, enregistrements sonores, rapports, documents, logiciels, renseignements, formules, modèles, données et autres œuvres.
Contenu de tiers – Le contenu consulté ou accessible par l’intermédiaire du site Web ou d’Internet (le « contenu de tiers ») peut être la propriété d’autres parties que vous ou nous, ainsi qu’être protégé par les lois applicables en matière de droit d’auteur, de marques de commerce, de brevets ou de secrets commerciaux, ou encore par les autres lois afférentes à la propriété. Ni votre utilisation du site Web ni les présentes Modalités ne vous confèrent le moindre droit sur le contenu de tiers, hormis le droit limité d’utiliser le site Web conformément aux présentes Modalités. Le site Web peut comporter des liens vers du contenu de tiers hébergé sur des sites Web exploités par d’autres parties que vous ou nous (les « sites Web de tiers »). Nous ne sommes nullement tenus de vérifier l’exactitude du contenu présent sur les sites Web de tiers et nous ne cautionnons, ne garantissons, ne recommandons et ne faisons la promotion d’aucun service ou produit susceptible d’être offert ou accessible par l’intermédiaire desdits sites Web de tiers ou de leurs exploitants.
Notre contenu – Sauf mention expresse contraire, tous les droits sur le site Web et sur l’ensemble du contenu, des codes sources, des processus, des dessins, des technologies, des adresses URL, des noms de domaine ainsi que des marques et logos qui font partie du site Web (« notre contenu ») sont notre propriété exclusive ou appartiennent à nos concédants ou fournisseurs, et sont protégés par les lois applicables en matière de droit d’auteur, de marques de commerce, de brevets ou de secrets commerciaux ainsi que par les autres lois afférentes à la propriété. Vous convenez que la licence touchant notre contenu est régie par les présentes Modalités, dénégations et limitations de responsabilité qu’elles comportent comprises. Ni votre utilisation du site Web ni les présentes Modalités ne vous confèrent le moindre droit sur notre contenu, hormis le droit limité d’utiliser le site Web conformément aux présentes Modalités. Sauf avec notre autorisation écrite, vous vous engagez à ne pas :

copier, modifier, rendre accessible par un hyperlien profond, louer, prêter, vendre, céder ou concéder en vertu d’une sous-licence notre contenu, accorder un droit de sûreté sur celui-ci ou céder un droit ou une participation quelconque sur celui-ci par quelque moyen que ce soit;
distribuer, désosser, désassembler ou tenter autrement de percer le code source de notre contenu ou encore créer des œuvres dérivées de ce dernier, dans la mesure où les lois applicables permettent une telle interdiction;
permettre à toute autre personne ou entité de commettre l’un des actes mentionnés ci-dessus.

Votre contenu – Sauf entente à l’effet contraire dans un accord distinct, nous ne revendiquons la propriété d’aucun contenu que vous publiez, téléversez, entrez, soumettez ou transmettez autrement à nous ou à un tiers au moyen du site Web (« votre contenu »); toutefois, en publiant, en téléversant, en entrant, en fournissant, en soumettant votre contenu ou en le transmettant autrement, à nous ou à un tiers, au moyen du site Web, vous convenez de ce qui suit :

Licence– Vous nous octroyez de ce fait une licence limitée libre de redevances, non exclusive, mondiale, et entièrement payée nous autorisant à utiliser, copier, distribuer, transmettre, afficher, modifier, supprimer, publier et traduire votre contenu dans la mesure où nous jugeons cela raisonnablement nécessaire pour proposer le site Web à nos clients ou pour assurer le respect et l’application des présentes Modalités.
Garantie– Vous confirmez, déclarez et garantissez de ce fait que vous détenez tous les droits ainsi que le pouvoir et l’autorité nécessaires pour octroyer la licence visant votre contenu mentionnée ci-dessus.
Indemnisation– Vous vous engagez à nous indemniser de la totalité des responsabilités, actions, procédures, réclamations, causes d’action, demandes, dettes, pertes, dommages, frais et coûts, frais juridiques raisonnables compris, de tout montant payé afin de régler une action ou d’exécuter un jugement ainsi que des dépenses de toute nature engagées par nous en lien avec votre contenu ou découlant de celui-ci, y compris dans les cas où votre contenu (A) constitue une contrefaçon du contenu de tiers ou une violation de droits de propriété de tiers, ou (B) est inapproprié, blasphématoire, diffamatoire, non autorisé, obscène, indécent ou illégal.

Publicité – Nous sommes en droit d’insérer sans aucun avis des données publicitaires sur le site Web, tant que cela n’implique pas la transmission du moindre de vos renseignements personnels en violation de la Politique sur la protection de la vie privée.
Transmission publique et mise en antémémoire – Vous convenez que notre gestion et notre mise à disposition du site Web (votre contenu et tout autre contenu compris) peuvent impliquer des transmissions sur divers réseaux et l’apport de changements visant la conformité et l’adaptation aux exigences techniques des réseaux ou dispositifs utilisés, et que votre contenu et tout autre contenu peuvent être mis en antémémoire ou soumis à d’autres politiques et procédures de traitement technique ou de transmission par nous ou en des lieux transitoires sur Internet.
Conformité et plaintes – Vous convenez que nous pouvons, sans aucun avis et sans encourir la moindre responsabilité, divulguer à des tiers vos renseignements ou votre contenu, surveiller l’utilisation du site Web ainsi que surveiller, examiner et bloquer votre contenu si nous estimons, de bonne foi, que cela est raisonnablement nécessaire pour proposer le site Web aux clients, assurer le respect ou l’application des présentes Modalités, assurer le respect de quelque loi ou règlement que ce soit, répondre aux allégations de conduite illégale ou de violation de droits de tiers, ou encore pour nous protéger ou protéger autrui. Dans le cas où nous recevons une plainte liée à votre utilisation du site Web, vous convenez que nous pouvons, à notre discrétion, sans aucun avis et sans encourir la moindre responsabilité, étudier la plainte en question, restreindre, suspendre ou résilier tout service concerné, ou encore retirer votre contenu de nos serveurs.

8. Fermeture de compte

Nous pouvons, à notre discrétion, suspendre, restreindre ou fermer votre compte et ainsi que suspendre, restreindre et résilier votre droit d’utilisation du site Web, en tout temps, sans vous en aviser et pour tout motif, y compris parce votre utilisation du site Web nuit à l’exploitation ou à la performance de ce dernier ou encore d’équipements ou de réseaux de tiers, ou encore en raison de votre défaut d’acquitter sans retard un montant que vous nous devez, de la réception par nous d’une plainte de tiers liée à votre utilisation ou à votre mésusage du site Web ou encore de votre violation passée ou en cours de la moindre disposition des présentes Modalités. Nous ne sommes pas tenus d’aviser les tiers, y compris les fournisseurs tiers de services, de biens ou de renseignements, de la suspension, de la restriction ou de la résiliation de votre droit d’accès au site Web.

9. DÉNÉGATIONS, LIMITATIONS DE RESPONSABILITÉ ET INDEMNISATION

RECONNAISSANCE PAR L’UTILISATEUR – Vous convenez : (i) que toute utilisation du site Web que nous mettons à disposition est entièrement à vos risques; (ii) que le site Web peut comporter des liens vers d’autres sites Web, proposés uniquement pour votre commodité et dont l’inclusion ne signifie nullement que nous cautionnons ces autres sites ou leur contenu ou encore que nous menons des enquêtes ou des vérifications les concernant; et (iii) que le site Web mis à disposition en vertu des présentes Modalités l’est « tel quel » et « sous réserve de disponibilité ».
EXCLUSION DE GARANTIES – Nous n’accordons strictement aucune garantie d’adéquation, de fiabilité, de fonctionnalité, de convivialité, de sécurité, de qualité, de capacité, de performance, de disponibilité, de fourniture en temps opportun ou encore d’exactitude du site Web ou de tout autre produit offert en vertu des présentes Modalités. Nous nions expressément accorder la moindre garantie expresse, tacite ou légale, y compris la moindre garantie tacite de valeur marchande, d’adaptation à une fin particulière, de durabilité, de propriété ou de non-contrefaçon, qu’elles découlent des usages commerciaux, du cours normal des affaires, de modalités d’exécution, de la loi, de l’equity ou de quoi que ce soit d’autre.
ABSENCE DE RESPONSABILITÉ – Nonobstant toute autre disposition des présentes Modalités, nous, nos sociétés affiliées ou les parties qui nous contrôlent, nos mandataires, nos employés, nos fournisseurs, nos revendeurs et nos distributeurs (collectivement « nous ») ne pouvons en aucune circonstance être tenus responsables des dommages directs, indirects, accessoires spéciaux ou punitifs ou encore des autres dommages ou pertes de toute nature, y compris les pertes de bénéfices, de notoriété, d’occasions, de revenus, de jouissance ou de données, consécutifs ou liés directement ou indirectement aux présentes Modalités ou encore à l’utilisation ou à la non-utilisation du site Web ou de tout logiciel, peu importe la cause d’action et même si un ou plus d’entre nous avons été prévenus de la possibilité de ces dommages ou pertes, y compris les dommages ou pertes consécutifs ou liés d’une quelconque matière à toute perte ou tout endommagement de données découlant directement ou indirectement de l’utilisation ou de la non-utilisation du site ou d’une composante associée.
APPLICATION – Si, comme tel est le cas en certains endroits, l’exclusion de certaines garanties ou conditions encore la limitation de certains types de responsabilités sont interdites, cette exclusion ou limitation ne vous est pas opposable, mais uniquement dans la mesure nécessaire pour rendre les présentes Modalités conformes à l’interdiction applicable.

10. Force exécutoire

En utilisant le site Web ainsi que le contenu et les fonctionnalités auxquels il permet d’accéder, vous êtes réputé avoir signé électroniquement l’entente établie par les présentes Modalités et avoir consenti à conclure des ententes avec nous par voie électronique. La présente entente est présumée conforme à toutes les exigences du droit applicable en matière de rédaction, bien qu’elle soit sous forme électronique et acceptée par voie électronique. Tout contrat entre vous et nous signé par voie électronique est réputé, à toutes fins de droit, exécutoire comme s’il avait été signé sur papier.

11. Interprétation

Dans les présentes Modalités, (i) les titres et en-têtes ne visent qu’à faciliter la lecture des présentes Modalités et ne peuvent donc influer sur leur interprétation (ii) les expressions comme « incluant » ou « y compris » signifient « y compris, mais non exclusivement », alors que la mention « ou » signifie « et (ou) »; et (iii) toute allusion à un site Web est réputée être également une allusion aux sites Web ou aux adresses URL qui le remplacent ou lui succèdent et qui contiennent des données essentiellement semblables à celles du site Web ou des adresses URL en question.

12. Renonciation aux droits et recours

Le fait que nous n’insistions pas sur le strict respect d’une disposition des présentes Modalités ou n’en assurions pas la stricte application ne peut être interprété comme une renonciation à un droit ou à une disposition quelconque. Ni les relations entre vous et nous ni les pratiques commerciales ne peuvent avoir pour effet de modifier la moindre disposition des présentes Modalités. Nos droits, pouvoirs et recours en vertu des présentes Modalités, y compris le droit de suspendre, de restreindre ou de résilier le droit d’utilisation du site Web, sont cumulatifs et s’ajoutent, sans toutefois s’y substituer, aux droits, pouvoirs et recours dont nous pouvons disposer en vertu de la loi ou de l’equity.

13. Divisibilité

Si une disposition des présentes Modalités est en tout ou en partie jugée invalide ou inexécutoire, cette invalidité ou ce caractère inexécutoire ne concerne que la disposition ou la partie de la disposition en question; en pareil cas, les autres dispositions des présentes, ou le reste de la disposition concernée selon le cas, conservent leur plein effet.

14. Prescription

Toute action que vous pourriez engager en lien avec les présentes Modalités ou avec le site Web doit l’être dans un délai d’un an suivant l’évènement à l’origine de la réclamation ou de la cause de l’action en question, sans quoi elle sera prescrite.

15. Avis

Tout avis (consentements, renonciations, approbations, autorisations ou autres communications compris) donné en lien avec les présentes Modalités

par nous à vous est réputé avoir été dûment donné s’il avait été remis en mains propre ou transmis aux coordonnées précises indiquées dans votre compte;
par vous à nous n’est réputé avoir été dûment donné que s’il a été communiqué par écrit à communications@payroll.ca.

16. Cession et application

Nous pouvons en tout temps et sans vous en aviser céder en tout ou en partie nos droits et obligations en vertu des présentes Modalités. Vous ne pouvez céder les présentes Modalités sans notre consentement écrit préalable. Les présentes Modalités sont consenties à votre profit et au nôtre ainsi qu’à celui de nos représentants personnels et légaux, successeurs et ayants droit autorisés respectifs, et lient l’ensemble des parties précitées.

17. Relation

Vous convenez que les présentes Modalités ou encore l’utilisation du site Web ne créent entre nous aucune forme de coentreprise, aucun partenariat, aucune relation fiduciaire, ou encore aucune relation de type employeur-employé ou mandant-mandataire.

18. Cas de force majeure

Aucune des parties n’est responsable de l’inexécution ou du retard d’exécution de ses obligations en vertu des présentes Modalités si cette inexécution ou ce retard est dû à des circonstances pouvant raisonnablement être considérées comme indépendantes de sa volonté, comme un phénomène naturel, un acte d’un gouvernement, une guerre, une émeute, une grève ou un accident de transport, mais à l’exclusion d’un manque de financement, de liquidités ou de crédit.

19. Entente intégrale

Les présentes Modalités, modifications apportées de temps à autre à celles-ci incluses, y compris la totalité des documents, sites Web, règlements, modalités et politiques évoqués aux présentes, dont la Politique sur la protection de la vie privée, constituent l’entente intégrale entre vous et nous en ce qui concerne les questions évoquées aux présentes et remplacent toutes les ententes et conventions antérieures et existantes, sous forme électronique, verbale ou écrite, entre nous et vous concernant les questions précitées.

20. Modification des présentes Modalités

Nous nous réservons le droit de modifier les présentes Modalités en tout temps et sans vous en aviser, mais nous engageons à prendre des mesures raisonnables pour publier toute modification avant qu’elle prenne effet. Nous nous engageons à veiller à ce que la toute dernière version des présentes Modalités, modifications apportées à celles-ci comprises, soit publiée sur le site Web. Il vous incombe de consulter régulièrement le site Web pour prendre connaissance sans retard des modifications précitées. Si vous jugez une modification inacceptable, vous pouvez résilier l’entente entre nous et vous relative à l’utilisation du site Web conformément aux présentes Modalités. Si vous continuez à utiliser le site Web après qu’une modification a pris effet, vous êtes réputé avoir accepté la version des présentes Modalités intégrant cette modification.

Politique sur la protection de la vie privée de l’Institut national de la paie

Engagement de l’Institut national de la paie envers la protection de la vie privée

À l’Institut national de la paie (l’Institut), nous tenons à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels puisque cela est au cœur de notre plan d’affaires.

La présente Politique sur la protection de la vie privée témoigne de notre engagement envers nos membres, nos étudiants, nos experts en la matière, tous les utilisateurs de nos produits ou services et tous les visiteurs de notre site Web (ou clients, car l’Institut collecte, utilise et communique des renseignements personnels de manière responsable et sécuritaire seulement à l’aide des méthodes et aux fins décrites dans cette politique. L’Institut s’engage à protéger vos renseignements personnels, à maintenir de hautes normes de confidentialité et à adopter des mesures de sécurité et une sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural. Nous tenons à faire preuve de transparence et de bienveillance concernant nos pratiques de traitement des renseignements personnels.

Nous vous encourageons à lire la Politique sur la protection de la vie privée pour que vous compreniez bien le but de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la protection de vos renseignements personnels et comment vous pouvez les gérer à votre gré. Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication à l’aide des méthodes décrites dans la présente politique ou conformément aux prescriptions des lois.

De temps à autre, nous pouvons modifier la Politique de protection de la vie privée sans préavis et l’afficher sur notre site Web immédiatement. Les changements apportés à la politique sont applicables au contenu de nos dossiers et aux renseignements recueillis depuis le dernier affichage de la politique sur notre site Web.

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

L’Institut collecte les renseignements personnels de ses clients pour leur offrir ses produits et services.

En votre qualité de client et d’utilisateur de nos produits et services, vous nous confiez directement la majorité de vos renseignements personnels ou quelqu’un d’autre le fait en votre nom (par exemple votre employeur ou votre établissement d’enseignement), entre autres quand vous vous inscrivez à un cours, quand vous adhérez à titre de membre ou quand vous commandez une publication de l’Institut.

Selon la nature du service utilisé, nous pouvons aussi recueillir des renseignements à votre sujet auprès de tiers. Par exemple, pour satisfaire aux exigences d’accréditation de paie de l’Institut, l’Institut recueille des renseignements au sujet des cours sur la paie qui ont été suivis, des exemptions aux cours obligatoires ou facultatifs, des résultats académiques et des accréditations des étudiants.

Nous recueillons les renseignements personnels de nos clients de plusieurs façons pendant la durée de leur relation avec nous. En général, nous leur offrons plusieurs modes de communication pour s’inscrire à titre de membre de l’Institut ou pour se prévaloir d’un de nos autres produits ou services : par la poste, par courriel, par téléphone, par télécopie ou par le biais de notre site Web. L’Institut protège sans délai les renseignements personnels recueillis à l’aide de ces méthodes, grâce aux mesures de sécurité et à la sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural décrites dans cette politique.

En outre, nous recueillons des renseignements sur le comportement des visiteurs du site Web de l’Institut. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter la section « Collecte des renseignements personnels sur le site Web de l’Institut » plus loin.

Consentement

Nous obtenons votre consentement préalable pour la collecte, l’utilisation et/ou la communication de vos renseignements personnels, sauf si la loi nous autorise à le faire sans votre accord.

Selon le cas et compte tenu de la nature sensible des renseignements, nous obtenons votre accord de diverses façons. Le consentement explicite peut être accordé verbalement, par écrit, électroniquement et par un geste (comme cliquer sur le bouton d’un formulaire d’abonnement électronique) ou autre. Le consentement implicite ou tacite peut être accordé à l’utilisation du produit ou lorsque vous nous contactez pour obtenir des renseignements, pour adhérer ou vous renseigner sur nos produits ou services. Lorsque vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente politique, et dans la mesure où la loi le permet.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans vous en informer ni obtenir votre accord, comme dans les cas suivants :

• Les renseignements personnels sont disponibles sur une source publique prescrite, comme un bottin téléphonique, le répertoire de membres, etc.;

• Il est raisonnable de prévoir que cet accord nuira à une enquête ou à un acte de procédure;

• Nous recouvrons ou remboursons une dette; ou

• Nous avons déjà votre consentement tacite.

Vous pouvez retirer votre consentement n’importe quand, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables, en donnant un avis raisonnable à l’Institut. Veuillez consulter la section « Vos choix en matière de protection de la vie privée » plus loin pour en savoir plus à ce sujet.

Renseignements personnels recueillis par l’Institut

Par renseignements personnels, on entend tous les renseignements relatifs à un « individu identifiable » qui servent à distinguer ou à identifier une personne précise ou à communiquer avec elle. Les renseignements personnels que nous recueillons varient selon le produit ou le service demandé ou utilisé et la manière dont vous les utilisez. Les renseignements personnels que nous recueillons tombent dans l’une des catégories ci-dessous :

Les renseignements relatifs à votre identité nous aident à vous identifier et à vous reconnaître (p. ex. votre nom, date de naissance, profession, employeur et pièce d’identité émise par le gouvernement);

Les renseignements relatifs à vos coordonnées nous aident à communiquer avec vous ou à vous contacter (comme votre adresse, numéro de téléphone, courriel ou adresse électronique);

Les renseignements financiers nous aident à traiter vos transactions (p. ex., les renseignements relatifs à votre carte de crédit);

Les renseignements relatifs à vos transactions et comportements nous aident à comprendre comment vous utiliser nos différents produits ou services (comme votre historique d’achat et de paiement);

Les relations et les préférences de renseignements nous aident à mieux vous connaître, entre autres les types de produits, services ou offres susceptibles de vous intéresser (p. ex., vos préférences en matière de langue et de communication, votre emplacement, vos données démographiques et vos intérêts); et

Les renseignements éducatifs nous aident à vérifier votre niveau d’études et vos accréditations.

Nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux qui nous sont utiles pour atteindre les objectifs énoncés dans la section « Utilisation des renseignements personnels » ci-dessous. Tous les autres renseignements que nous souhaitons recueillir à votre sujet nous aident à définir votre profil et vos besoins pour vous offrir des produits ou services « optionnels ».

Utilisation des renseignements personnels

En votre qualité d’organisation membre, le principal but de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels vise à maintenir une relation durable avec nos clients pour pouvoir leur offrir nos produits et services. Pour faciliter cet objectif, voici les raisons de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels :

1. Pour établir, gérer, administrer, maintenir, enregistrer ou déterminer votre admissibilité à nos produits et services afin de mieux les gérer ainsi que votre relation avec vous;

2. Pour établir et maintenir la communication avec vous pour vous informer sur les sujets susceptibles d’intéresser les professionnels de la paie;

3. Pour nous aider à mieux comprendre vos besoins et les produits et services susceptibles de vous intéresser, entre autres en menant des sondages et en analysant votre relation avec nous, vos transactions et vos visites de notre site Web;

4. Pour compiler des données statistiques et mener des travaux de recherche;

5. Pour vous offrir et vous faire profiter des produits et services de l’Institut ou de ceux de ses partenaires que nous avons choisis avec soin parce qu’ils sont susceptibles de vous intéresser;

6. Pour détecter et prévenir la fraude, le vol d’identité et autres agissements criminels;

7. Pour exécuter nos opérations commerciales courantes, notamment la tenue des livres et la communication de l’information de gestion; et

8. Pour respecter toutes les lois applicables.

Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente Politique sur la protection de la vie privée et dans la mesure où la loi le permet.

Échange d’information

L’Institut ne vend, n’échange ni ne divulgue des listes ou les renseignements personnels de ses clients à des tiers, sauf si vous nous y autorisez.

Ainsi, par exemple, durant un congrès de l’Institut, vous pouvez compléter le formulaire de demande de renseignements d’un promoteur, lui fournir vos coordonnées et l’autoriser à vous contacter.

L’Institut est responsable des dossiers d’accréditation et il arrive que nous soyons contactés parfois pour confirmer que vous êtes titulaire d’une accréditation. Nous obtenons votre accord préalable à chaque fois.

Mais, nous pouvons aussi communiquer vos renseignements personnels à des parties externes, sans votre accord, comme nous l’expliquons ci-dessous.

(a) Fournisseurs et associés qui sont des personnes morales

Pour faciliter la distribution des produits et services, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers fournisseurs et à des associés qui sont des personnes morales, tels : 1) les tiers fournisseurs qui effectuent nos envois (impression, expédition, etc.); 2) les hôtels et autres endroits où nous organisons nos congrès ou symposiums; et 3) nos associés, tels les établissements d’enseignement où vous suivez vos cours. Nous leur communiquons uniquement les renseignements exigés à cette fin. Ces fournisseurs et associés doivent respecter les normes de stricte confidentialité de l’Institut et protéger vos renseignements qui ne peuvent être utilisés que pour nous aider. Ces fournisseurs et associés peuvent être au Canada ou dans un autre pays ou territoire de compétence, être assujettis à des règles de protection des données différentes ou faire l’objet de sommations ou de demandes de renseignements provenant d’autorités légales ou gouvernementales de ce pays ou territoire.

(b) Respect des obligations, légales ou réglementaires et conformité aux lois

L’Institut peut devoir divulguer les renseignements personnels de ses clients pour satisfaire à des obligations légales ou réglementaires ou pour respecter les lois, par exemple un administrateur gouvernemental qui demande des renseignements. Dans de tels cas, nous divulguons seulement les renseignements exigés, après avoir vérifié que cet administrateur jouit bien de l’autorité légale nécessaire pour exiger ces renseignements.

(c) Prévention d’agissements criminels

L’Institut peut aussi divulguer des renseignements à un tiers externe pour détecter et prévenir la fraude, le vol d’identité et autres agissements criminels si celui-ci dispose de l’autorité légale nécessaire et s’engage à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation. Cette divulgation est limitée aux renseignements absolument nécessaires.

(d) Données globales non personnelles

Nous pouvons fournir des données globales non personnelles à des tiers, comme le total des membres d’une région donnée. Ces renseignements démographiques ne permettent pas de vous identifier personnellement.

Protection de vos renseignements personnels

L’Institut s’engage pleinement à protéger vos renseignements personnels et à maintenir de hautes normes de confidentialité tout en s’efforçant de maintenir des mesures de sécurité et une sécurité adéquate sur le plan administratif, technique et procédural pour prévenir l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés de vos renseignements personnels.

Nous avons également pris des mesures de sécurité pour préserver l’intégrité de nos systèmes informatiques et de vos renseignements personnels afin de prévenir tout accès ou utilisation non autorisés. Ces normes et mesures de sécurité visent à s’assurer que vos renseignements personnels ne sont ni divulgués ni partagés pour des fins autres que celles qui sont visées. L’Institut protège vos renseignements personnels à l’aide de mesures de sécurité qui varient selon le format, la sensibilité, l’emplacement et les installations de stockage des renseignements personnels. Ces mesures peuvent inclure l’accès sécurisé sélectif réservé aux représentants de l’Institut, le stockage des renseignements personnels chiffrés sur des ordinateurs, serveurs, fichiers ou sites protégés à l’aide d’un mot de passe et dans des classeurs fermés à clé dont l’accès physique et les installations sont sécurisés en ce qui concerne les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels.

Pour préserver l’intégrité et la confidentialité des renseignements personnels et des données liées aux cartes de crédit que vous entrez pour un paiement en ligne, l’Institut a intégré à son serveur des mesures de sécurité et une sécurité qui répondent aux normes de l’industrie et qui sont conformes aux normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement. Tous les renseignements recueillis sur une page sécurisée sont chiffrés durant leur transmission au serveur sécurisé de l’Institut qui est protégé par un pare-feu mis à niveau dès que de nouveaux correctifs sont publiés.

Nous ne sauvegardons pas le numéro des cartes de crédit de nos clients dans nos bases de données électroniques.

L’Institut signe un contrat avec ses fournisseurs qui doivent s’engager à protéger vos renseignements personnels et à ne les utiliser qu’aux fins autorisées.

Nous ne divulguons que les renseignements qui peuvent être communiqués légalement.

Tous les employés de l’Institut connaissent bien toutes les procédures qu’ils doivent suivre pour protéger les renseignements des clients de l’Institut. Protéger la confidentialité de vos renseignements personnels n’est pas qu’une procédure, c’est une responsabilité clé de tous les postes de l’Institut.

L’Institut mène un audit régulier de ses procédures et mesures de sécurité pour s’assurer qu’elles fonctionnent bien et qu’elles conviennent parfaitement à la nature sensible des renseignements.

La période de conservation de vos renseignements varie selon le produit ou service et le type de renseignements. Nous conservons vos renseignements seulement aussi longtemps que nous en avons raisonnablement besoin pour assurer notre service client et à des fins légales ou commerciales raisonnables. Cette période peut continuer après la fin de notre relation seulement si nous devons le faire pour pouvoir répondre ultérieurement à des questions ou à des fins légales ou réglementaires.

Quand vos renseignements personnels ne sont plus requis, nous suivons nos procédures de destruction, de suppression, d’oblitération ou de conversion pour que vos renseignements soient anonymes.

Vos renseignements personnels à jour

L’Institut fait tous les efforts raisonnables pour s’assurer que tous les renseignements personnels en sa possession sont toujours justes, à jour et complets, compte tenu des fins pour lesquelles ils doivent être utilisés, comme le décrit cette politique. Nous comptons sur vous pour maintenir vos renseignements personnels à jour. Vous devez donc aviser l’Institut de tous les changements à apporter à vos renseignements personnels à mesure qu’ils se produisent pour que nous puissions continuer à vous offrir un service de très haute qualité.

Nous modifions vos renseignements personnels dès que vous nous avisez d’un changement justifié. Au besoin, nous transmettons ces changements aux tiers qui détiennent également vos renseignements.

Les renseignements qui se trouvent dans des dossiers fermés ne sont ni mis à jour ni modifiés.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Les membres de l’Institut peuvent accéder à la plupart de leurs renseignements par le biais du portail des membres.

Dès réception d’une demande écrite accompagnée d’une pièce d’identité, nous vous communiquerons les renseignements personnels en notre possession, leur utilisation et la description des personnes et des organisations à qui nous avons divulgué ces renseignements.

Des frais peuvent être payables en réponse à une demande d’accès et nous vous aviserons du montant dès réception de votre demande d’accès à vos renseignements. Nous pouvons exiger un acompte sur ces frais, en tout ou en partie.

Ces renseignements sont disponibles dans les 30 jours qui suivent ou nous vous enverrons un avis écrit si nous avons besoin de plus de temps.

Dans certains cas, il se peut que nous ne puissions pas vous permettre d’accéder à certains renseignements personnels, par exemple : 1) si vous accédez aux renseignements personnels d’autres personnes puisque les renseignements personnels sont protégés par le privilège des communications entre client et avocat; 2) si les renseignements ont été recueillis aux fins d’une enquête et que leur divulgation révélerait des renseignements commerciaux confidentiels qui pourraient nuire à la position concurrentielle de l’Institut; ou 3) si nous exerçons le privilège de procureur à l’égard des documents liés à des comptes impayés mentionnés dans nos dossiers. Il se peut aussi que la loi interdise à l’Institut de vous autoriser à accéder à certains renseignements personnels.

Si une demande d’accès est refusée, nous vous en informerons par écrit en expliquant la raison du refus et les mesures que vous pouvez prendre à cet égard.

Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques de traitement des renseignements personnels, veuillez nous contacter après avoir consulté la section « Pour nous joindre » plus loin.

Collecte des renseignements personnels sur le site Web de l’Institut

Quand vous explorez notre site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de tous les renseignements entrés dans notre site Web, comme le décrit cette politique.

(a) Témoins de connexion et autre outils de suivi sur le Web

L’Institut utilise divers outils sur le web (p. ex., des témoins de connexion, des pixels invisibles, des scripts enfouis et des plans de taggage dans son site Web et dans ses annonces), ainsi que divers services analytiques et services de marketing offerts par des tiers, comme Google.

Nous pouvons utiliser ces outils web pour diverses raisons, notamment, sans toutefois nous y limiter : 1) pour compter les visiteurs de notre site Web; 2) pour vérifier comment le site est navigué; 3) pour vérifier la date et l’heure de leur visite, le type de documents qu’ils ont téléchargés et leurs recherches; et 4) pour compter le nombre de courriels ouverts ou le nombre d’articles ou liens ayant été utilisés. Nous n’utilisons aucun outil Web pour recueillir les renseignements personnels qui ne sont pas communiqués par un visiteur (comme l’adresse courriel associée à un message envoyé par courriel).

Ces outils web nous aident à mieux servir nos visiteurs, à gérer notre site Web, à diagnostiquer tous les problèmes techniques, à conserver les renseignements relatifs aux visites (par exemple, préférences ou données d’accès), à optimiser le contenu de notre site Web et à informer nos clients des produits et services susceptibles de les intéresser.

(b) Pixels et témoins de connexion pour suivre les médias sociaux

En ce qui concerne les médias sociaux, nous pouvons utiliser des témoins de connexion enfouis dans notre site Web pour communiquer avec nos visiteurs s’ils sont inscrits à titre d’utilisateurs de plateformes de certains médias sociaux (tels Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube, Pinterest, SnapChat, WeChat, etc.). Nous utilisons des données sur le Web (entre autres les adresses courriels et autres renseignements personnels expressément fournis) pour créer des groupes de clients et nous adaptons la publicité aux visiteurs et aux utilisateurs de ces plateformes de médias sociaux pour livrer un contenu plus intéressant. L’Institut adhère aux politiques développées par chaque plateforme de média social que l’Institut utilise.

Toutes les comparaisons de données sont effectuées à l’aide de fonctions de hachage à sens unique sécurisées pour qu’aucun renseignement personnel d’un visiteur ne soit communiqué à la plateforme d’un média social si celui-ci n’est pas encore inscrit auprès de cette plateforme.

(c) Marketing numérique

De temps à autre, nous menons des campagnes de marketing numérique axées sur les plateformes des médias sociaux pour promouvoir des biens et services. Vous acceptez que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous transmettre de la publicité et autres annonces. Dans ce cas, nous suivons les procédures et les protocoles établis par les fournisseurs de services, comme le réseau Display de Google et autres plateformes d’échange publicitaire influentes. Vous acceptez ainsi que nous ayons recours à des réseaux commerciaux de marketing numérique.

Nous pouvons également retracer vos activités sur les autres sites Web ou plateformes de médias sociaux que vous visitez après avoir quitté le site Web de l’Institut pour pouvoir vous informer des campagnes publicitaires susceptibles de vous intéresser.

(d) Liens vers d’autres sites Web

Veuillez noter que notre site Web peut inclure des liens vers d’autres sites et publicités. Notre Politique sur la protection de la vie privée s’applique seulement aux renseignements recueillis sur notre site Web. Nous ne sommes pas responsables des pratiques et des politiques liées à la vie privée des sites ou annonces de tiers.

(e) Retrait du consentement pour les témoins de connexion

Si vous souhaitez retirer votre consentement au téléchargement de témoins de connexion, consultez la documentation sur l’aide en ligne du logiciel de votre navigateur Web pour modifier le paramètre de votre navigateur afin de refuser les témoins de connexion, en tout ou en partie. Refuser des témoins de connexion peut nuire à la performance du site Web.

Pour en savoir plus sur la façon d’aviser l’Institut de ne plus recueillir de renseignements à votre sujet, veuillez consulter la section « Vos choix en matière de protection de la vie privée » plus loin.

Clients à l’étranger

L’Institut est une organisation canadienne à but non lucratif dont les membres sont surtout des professionnels de la paie canadiens, mais nous avons des membres à l’étranger. Nous sommes conscients du fait que des clients du monde entier peuvent accéder à notre site Web afin de se renseigner sur l’Institut, d’y adhérer ou de suivre des cours.

L’Institut est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral à laquelle elle se conforme.

Si vous êtes dans l’union européenne (UE), vous devriez savoir que, par suite de la protection exhaustive des renseignements personnels offerte par la LPRPDE, la transmission au Canada de données liées aux renseignements personnels qui proviennent de l’UE est approuvée par la Directive européenne de la Commission européenne en vertu de la décision relative au niveau de protection adéquat. Même si l’Institut n’est pas assujettie directement au Règlement général sur la protection des données (RGPD), la plupart des droits qui vous sont accordés au titre du RGPD sont essentiellement les mêmes que ceux de la LPRPDE, notamment le droit de demander à accéder, corriger, modifier, rayer ou limiter l’utilisation de vos données personnelles. Veuillez consulter la section « Vos renseignements personnels à jour » et la section « Accès à vos renseignements personnels » ci-haut pour en savoir plus à ce sujet.

Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques relatives aux renseignements personnels, veuillez nous contacter après avoir consulté la section « Pour nous joindre » plus loin.

Vos choix en matière de protection de la vie privée

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels n’importe quand, sous réserve des restrictions légales, commerciales ou contractuelles applicables, si vous nous donnez un avis raisonnable de retrait.

(a) Consentement à la collecte de renseignements

Comme l’indique la section « Collecte des renseignements personnels », nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux dont nous avons besoin pour pouvoir vous proposer nos produits et services, comme l’explique la section précédente « Utilisation des renseignements personnels ». C’est pourquoi le fait de retirer votre consentement à la collecte des renseignements personnels obligatoires peut nuire aux services liés à ces renseignements. Quand nous vous demandons des renseignements additionnels, nous précisons clairement que c’est une option facultative et que vous pouvez retirer votre consentement n’importe quand. Nous détruisons alors tous vos renseignements.

(b) Consentement à l’utilisation des renseignements

Vous pouvez refuser que vos renseignements personnels soient utilisés à des fins particulières, comme il est expliqué ci-dessous :

i. Envoi de ressources et de renseignements liés à la paie

L’un des avantages clés offerts aux membres de l’Institut est qu’ils reçoivent de l’information sur les produits et services susceptibles d’intéresser les professionnels de la paie, p. ex. les mises à jour législatives, les programmes de perfectionnement professionnel et autres services liés à la paie.

Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir cette information n’importe quand en nous contactant directement ou en visitant notre site Web. Cette option figure sur le formulaire de demande d’adhésion à titre de membre, le formulaire de mise à jour et le formulaire d’inscription aux cours. Si vous ne cochez pas cette option sur le formulaire, vous consentez à recevoir cette information dès que vous transmettez votre formulaire à l’Institut.

ii. Marketing des produits et services de l’Institut

De temps à autre, l’Institut peut également offrir et vendre à ses clients ses produits ou services si l’Institut estime qu’ils sont susceptibles de les intéresser, à l’aide de diverses méthodes de communication, entre autres par courrier, par téléphone, par courriel ou sous forme de marketing numérique sur le site Web de l’Institut.

Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir cette information n’importe quand en nous contactant directement ou en visitant notre site Web.

iii. Marketing des produits et services des partenaires de l’Institut

De temps à autre, l’Institut peut également offrir et vendre à ses clients les produits ou services de ses partenaires si l’Institut estime qu’ils sont susceptibles de les intéresser, à l’aide de diverses méthodes de communication, entre autres par courrier, par téléphone, par courriel ou sous forme de marketing numérique sur le site Web de l’Institut.

Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir cette information n’importe quand en nous contactant directement ou en visitant notre site Web. C’est l’Institut qui vous offrira tous les services de marketing de ses partenaires (et non pas ses partenaires), sauf si vous acceptez expressément qu’un partenaire vous offre directement ses produits ou services.

Même si vous ne souhaitez plus recevoir de communications, de renseignements commerciaux ou d’informations facultatives, nous continuerons à vous contacter au sujet des mises à jour législatives, des questions de gouvernance liées à l’Institut et des communications importantes relatives aux membres, comme un avis de renouvellement, etc.

(c) Consentement à l’échange d’information

Comme l’indique la section « Échange d’information » de la Politique sur la protection de la vie privée, nous ne pouvons pas transmettre certains renseignements personnels à des tiers sans votre accord. Vous pouvez retirer votre consentement à cet échange d’information n’importe quand en nous contactant directement ou en visitant notre site Web.

Dès réception de votre avis de retrait de consentement, nous vous informerons des répercussions possibles de votre retrait, qui peuvent inclure l’impossibilité d’accéder à des services dont le traitement exige ces renseignements.

Pour nous joindre

Nous répondrons promptement à toutes les questions ou préoccupations au sujet de nos pratiques de traitement des renseignements personnels ou au sujet de la présente Politique sur la protection de la vie privée et nous ferons tout notre possible pour les régler. Pour ce faire, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :

À l’attention de l’agent de protection des renseignements personnels

L’Institut national de la paie

250, rue Bloor Est, bureau 1600

Toronto (Ontario) M4W 1E6

Téléphone : (416) 487-3380

Sans frais : 1-800-387-4693

Télécopieur : (416) 487-3384

Courriel:

Si nous ne pouvons répondre à votre demande à votre entière satisfaction, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada durant les heures d’ouverture en appelant le : 1-800-282-1376 ou à : www.priv.gc.ca/fr/, ou encore, en écrivant à :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria

Gatineau (Québec)

K1A 1H3