Politique sur la protection de la vie privée

The National Payroll Institute Privacy Policy

The National Payroll Institute Commitment to Privacy.

Protecting your privacy and the confidentiality of your personal information is very important to us and fundamental to the way we do business at the National Payroll Institute (The Institute).

This Privacy Policy confirms our commitment to our members, students, subject matter experts, and all users of our products or services as well as visitors to our website (our Customers) that we will collect, use and share personal information responsibly and safely and only for the purposes and in the manner set out in this Policy. The Institute is committed to protecting your personal information and maintaining high standards of confidentiality through the implementation of appropriate administrative, technical and operational safeguards and security measures. We strive to be open and transparent with you as to our personal information practices.

Nous vous encourageons à lire la Politique sur la protection de la vie privée pour que vous compreniez bien le but de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la protection de vos renseignements personnels et comment vous pouvez les gérer à votre gré. Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication à l’aide des méthodes décrites dans la présente politique ou conformément aux prescriptions des lois.

De temps à autre, nous pouvons modifier la Politique de protection de la vie privée sans préavis et l’afficher sur notre site Web immédiatement. Les changements apportés à la politique sont applicables au contenu de nos dossiers et aux renseignements recueillis depuis le dernier affichage de la politique sur notre site Web.

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

The Institute collects personal information to provide our products and services to our Customers.

As a Customer and user of our products and services, most of your personal information is provided to us directly by you, or by another individual on your behalf (such as your employer or your educational institution), including for example when you register as a member or for a course, or when you request a Institute publication.

Depending on the service you use, we may also collect information about you from third parties. For example, to fulfill our payroll certification requirements, the Institute also collects information about the Institute payroll courses taken, compulsory and elective course exemptions and related academic results, and certifications attained.

The personal information we collect is gathered in a number of ways throughout your relationship and dealings with us as a Customer. We offer various methods for communication with us generally and also for registration for membership and our other products and services, including by mail, email, phone, fax and through our website. Personal information collected through each of these methods will be protected from the point of collection by the Institute through the administrative, technical and operation safeguards and security that we have implemented and described in this Policy.

We also collect information on, and track behavior of, visitors to the Institute website. For further information on this collection, please see the “Collection of Information Through the Institute Website” section below.

Consentement

Nous obtenons votre consentement préalable pour la collecte, l’utilisation et/ou la communication de vos renseignements personnels, sauf si la loi nous autorise à le faire sans votre accord.

Selon le cas et compte tenu de la nature sensible des renseignements, nous obtenons votre accord de diverses façons. Le consentement explicite peut être accordé verbalement, par écrit, électroniquement et par un geste (comme cliquer sur le bouton d’un formulaire d’abonnement électronique) ou autre. Le consentement implicite ou tacite peut être accordé à l’utilisation du produit ou lorsque vous nous contactez pour obtenir des renseignements, pour adhérer ou vous renseigner sur nos produits ou services. Lorsque vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente politique, et dans la mesure où la loi le permet.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans vous en informer ni obtenir votre accord, comme dans les cas suivants :

• Les renseignements personnels sont disponibles sur une source publique prescrite, comme un bottin téléphonique, le répertoire de membres, etc.;

• Il est raisonnable de prévoir que cet accord nuira à une enquête ou à un acte de procédure;

• Nous recouvrons ou remboursons une dette; ou

• Nous avons déjà votre consentement tacite.

You may withdraw consent at any time, subject to legal or contractual restrictions, provided that reasonable notice of withdrawal of consent is given to the Institute. Please see the “Your Privacy Choices” section below for further information on withdrawing consent.

Renseignements personnels recueillis par l’ACP

Par renseignements personnels, on entend tous les renseignements relatifs à un « individu identifiable » qui servent à distinguer ou à identifier une personne précise ou à communiquer avec elle. Les renseignements personnels que nous recueillons varient selon le produit ou le service demandé ou utilisé et la manière dont vous les utilisez. Les renseignements personnels que nous recueillons tombent dans l’une des catégories ci-dessous :

Les renseignements relatifs à votre identité nous aident à vous identifier et à vous reconnaître (p. ex. votre nom, date de naissance, profession, employeur et pièce d’identité émise par le gouvernement);

Les renseignements relatifs à vos coordonnées nous aident à communiquer avec vous ou à vous contacter (comme votre adresse, numéro de téléphone, courriel ou adresse électronique);

Les renseignements financiers nous aident à traiter vos transactions (p. ex., les renseignements relatifs à votre carte de crédit);

Les renseignements relatifs à vos transactions et comportements nous aident à comprendre comment vous utiliser nos différents produits ou services (comme votre historique d’achat et de paiement);

Les relations et les préférences de renseignements nous aident à mieux vous connaître, entre autres les types de produits, services ou offres susceptibles de vous intéresser (p. ex., vos préférences en matière de langue et de communication, votre emplacement, vos données démographiques et vos intérêts); et

Les renseignements éducatifs nous aident à vérifier votre niveau d’études et vos accréditations.

Nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux qui nous sont utiles pour atteindre les objectifs énoncés dans la section « Utilisation des renseignements personnels » ci-dessous. Tous les autres renseignements que nous souhaitons recueillir à votre sujet nous aident à définir votre profil et vos besoins pour vous offrir des produits ou services « optionnels ».

Utilisation des renseignements personnels

En votre qualité d’organisation membre, le principal but de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels vise à maintenir une relation durable avec nos clients pour pouvoir leur offrir nos produits et services. Pour faciliter cet objectif, voici les raisons de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels :

1. Pour établir, gérer, administrer, maintenir, enregistrer ou déterminer votre admissibilité à nos produits et services afin de mieux les gérer ainsi que votre relation avec vous;

2. Pour établir et maintenir la communication avec vous pour vous informer sur les sujets susceptibles d’intéresser les professionnels de la paie;

3. Pour nous aider à mieux comprendre vos besoins et les produits et services susceptibles de vous intéresser, entre autres en menant des sondages et en analysant votre relation avec nous, vos transactions et vos visites de notre site Web;

4. Pour compiler des données statistiques et mener des travaux de recherche;

5. To offer and market products and services to you of the Institute or its partners that we have carefully selected and believe will be of interest to you;

6. Pour détecter et prévenir la fraude, le vol d’identité et autres agissements criminels;

7. Pour exécuter nos opérations commerciales courantes, notamment la tenue des livres et la communication de l’information de gestion; et

8. Pour respecter toutes les lois applicables.

Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente Politique sur la protection de la vie privée et dans la mesure où la loi le permet.

Échange d’information

The Institute does not sell, trade or rent Associate lists or personal information of Customers to third parties for their own use, unless you provide consent.

For example, at a Institute conference, you may choose to complete a request to obtain information from a particular sponsor and provide your contact details and consent for that sponsor to contact you.

As a record keeper of your Institute certifications, we may be contacted from time to time to provide verification of your accreditation. We require your consent in each case to release such information.

However, we may also release your personal information to parties outside of the Institute in certain circumstances, without your consent, as set out below.

(a) Fournisseurs et associés qui sont des personnes morales

Pour faciliter la distribution des produits et services, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers fournisseurs et à des associés qui sont des personnes morales, tels : 1) les tiers fournisseurs qui effectuent nos envois (impression, expédition, etc.); 2) les hôtels et autres endroits où nous organisons nos congrès ou symposiums; et 3) nos associés, tels les établissements d’enseignement où vous suivez vos cours. Nous leur communiquons uniquement les renseignements exigés à cette fin. Ces fournisseurs et associés doivent respecter les normes de stricte confidentialité de l’ACP et protéger vos renseignements qui ne peuvent être utilisés que pour nous aider. Ces fournisseurs et associés peuvent être au Canada ou dans un autre pays ou territoire de compétence, être assujettis à des règles de protection des données différentes ou faire l’objet de sommations ou de demandes de renseignements provenant d’autorités légales ou gouvernementales de ce pays ou territoire.

(b) Respect des obligations, légales ou réglementaires et conformité aux lois

Sometimes it may be necessary for the Institute to disclose personal information of our Customers to meet legal, compliance or regulatory obligations. This would include, for example, a request by a Government official for information. In such cases, we will release only the information that is required and only after confirming that the appropriate legal authority to require such information is in place.

(c) Prévention d’agissements criminels

Information may also be disclosed by us to third parties outside of the Institute where we are of the view that it is necessary to do so in order to detect and prevent fraud, identity theft and other illegal acts. Such disclosure would be limited to what is required and subject to the third party having appropriate legal authority and providing a commitment to confidentiality and restricted use.

(d) Données globales non personnelles

Nous pouvons fournir des données globales non personnelles à des tiers, comme le total des membres d’une région donnée. Ces renseignements démographiques ne permettent pas de vous identifier personnellement.

Quand vous nous confiez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément aux modalités de la présente Politique sur la protection de la vie privée et dans la mesure où la loi le permet.

Protection de vos renseignements personnels

At the Institute, we take the protection of your personal information seriously. We are committed to protecting your personal information and maintaining high standards of confidentiality through the implementation of appropriate administrative, technical and operational safeguards and security measures so as to prevent any unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification of your personal information.

We have security standards and safeguards to protect our systems and your information against unauthorized access and use. Safeguards are in place to ensure that the information is not disclosed or shared more widely than is necessary to achieve the purpose for which it was gathered. The Institute will protect your personal information by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information. Safeguards will vary depending on the sensitivity, format, location and storage of the personal information, but may include limiting access to personal information to representatives of the Institute on a need-to-know basis, storing personal information on computers, servers, files or sites with encryption protection and password entry, and utilizing locked filing cabinets with restricted physical access to the file storage location for physical documents containing personal information.

To ensure the integrity and privacy of the personal and credit card information you pass to us via the Internet when you make an online transaction, the Institute has implemented safeguard and security measures that are industry standard and Payment Card Industry (PCI) compliant. All information collected within a secure page is encrypted while being transmitted to Institute's secure server. The server is protected by a firewall that is regularly updated when new patches and fixes are released.

Nous ne sauvegardons pas le numéro des cartes de crédit de nos clients dans nos bases de données électroniques.

Our suppliers, as part of their contracts with the Institute, commit to maintain the confidentiality of your information and not use it for any unauthorized purpose.

Nous ne divulguons que les renseignements qui peuvent être communiqués légalement.

All employees of the Institute are familiar with the procedures that must be taken to safeguard Customer information. Protecting the confidentiality of your personal information is more than a procedure – it is part of our job.

The Institute regularly audits our procedures and security measures to ensure they are being properly administered and that they remain effective and appropriate to the sensitivity of the information.

La période de conservation de vos renseignements varie selon le produit ou service et le type de renseignements. Nous conservons vos renseignements seulement aussi longtemps que nous en avons raisonnablement besoin pour assurer notre service client et à des fins légales ou commerciales raisonnables. Cette période peut continuer après la fin de notre relation seulement si nous devons le faire pour pouvoir répondre ultérieurement à des questions ou à des fins légales ou réglementaires.

Quand vos renseignements personnels ne sont plus requis, nous suivons nos procédures de destruction, de suppression, d’oblitération ou de conversion pour que vos renseignements soient anonymes.

Vos renseignements personnels à jour

The Institute takes reasonable efforts to ensure that any personal information in its possession is accurate, current and complete as is necessary for the purposes for which the information is to be used, as set out in this Policy. We count on you to keep your personal information current, and you should advise the Institute of any changes to your personal information as and when they occur. Keeping your information accurate and up-to-date enables us to continue to offer you the highest quality service.

Nous modifions vos renseignements personnels dès que vous nous avisez d’un changement justifié. Au besoin, nous transmettons ces changements aux tiers qui détiennent également vos renseignements.

Les renseignements qui se trouvent dans des dossiers fermés ne sont ni mis à jour ni modifiés.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Les membres de l’ACP peuvent accéder à la plupart de leurs renseignements par le biais du portail des membres.

Dès réception d’une demande écrite accompagnée d’une pièce d’identité, nous vous communiquerons les renseignements personnels en notre possession, leur utilisation et la description des personnes et des organisations à qui nous avons divulgué ces renseignements.

Des frais peuvent être payables en réponse à une demande d’accès et nous vous aviserons du montant dès réception de votre demande d’accès à vos renseignements. Nous pouvons exiger un acompte sur ces frais, en tout ou en partie.

Ces renseignements sont disponibles dans les 30 jours qui suivent ou nous vous enverrons un avis écrit si nous avons besoin de plus de temps.

In some situations, we may not be able to provide access to certain personal information. This may be the case where, for example, disclosure would reveal personal information about another individual, the personal information is protected by solicitor/client privilege, the information was collected for the purposes of an investigation, disclosure of the information would reveal confidential commercial information that, if disclosed, could harm the competitive position of the Institute, or where we exercise our solicitor’s lien against materials in our files in respect of outstanding accounts. The Institute may also be prevented by law from providing access to certain personal information.

Si une demande d’accès est refusée, nous vous en informerons par écrit en expliquant la raison du refus et les mesures que vous pouvez prendre à cet égard.

Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques de traitement des renseignements personnels, veuillez nous contacter après avoir consulté la section « Pour nous joindre » plus loin.

Collection of Information Through Institute Website

Quand vous explorez notre site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de tous les renseignements entrés dans notre site Web, comme le décrit cette politique.

(a) Témoins de connexion et autre outils de suivi sur le Web

The Institute uses various web tools including cookies, web beacons, embedded script and tagging on our websites and advertisements, as well as various analytics and marketing services from third parties such as Google.

Nous pouvons utiliser ces outils web pour diverses raisons, notamment, sans toutefois nous y limiter : 1) pour compter les visiteurs de notre site Web; 2) pour vérifier comment le site est navigué; 3) pour vérifier la date et l’heure de leur visite, le type de documents qu’ils ont téléchargés et leurs recherches; et 4) pour compter le nombre de courriels ouverts ou le nombre d’articles ou liens ayant été utilisés. Nous n’utilisons aucun outil Web pour recueillir les renseignements personnels qui ne sont pas communiqués par un visiteur (comme l’adresse courriel associée à un message envoyé par courriel).

Ces outils web nous aident à mieux servir nos visiteurs, à gérer notre site Web, à diagnostiquer tous les problèmes techniques, à conserver les renseignements relatifs aux visites (par exemple, préférences ou données d’accès), à optimiser le contenu de notre site Web et à informer nos clients des produits et services susceptibles de les intéresser.

(b) Pixels et témoins de connexion pour suivre les médias sociaux

We may also use social media cookies embedded on our website to communicate with our visitors who are registered users of certain social media platforms (e.g. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube, Pinterest, SnapChat, WeChat, etc.). We use web data, including email addresses and other personal information expressly provided, to create custom audiences by retargeting advertising to visitors and similar social media users of these platforms in order to deliver more useful and relevant content. The use of Social Media by the Institute adheres to the policies sent forth by each social media platform.

Toutes les comparaisons de données sont effectuées à l’aide de fonctions de hachage à sens unique sécurisées pour qu’aucun renseignement personnel d’un visiteur ne soit communiqué à la plateforme d’un média social si celui-ci n’est pas encore inscrit auprès de cette plateforme.

(c) Marketing numérique

De temps à autre, nous menons des campagnes de marketing numérique axées sur les plateformes des médias sociaux pour promouvoir des biens et services. Vous acceptez que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous transmettre de la publicité et autres annonces. Dans ce cas, nous suivons les procédures et les protocoles établis par les fournisseurs de services, comme le réseau Display de Google et autres plateformes d’échange publicitaire influentes. Vous acceptez ainsi que nous ayons recours à des réseaux commerciaux de marketing numérique.

We may also track your activity on other websites or social media platforms that you visit after leaving the Institute website for the purposes of delivering advertising campaigns that may be of interest to you.

(d) Liens vers d’autres sites Web

Veuillez noter que notre site Web peut inclure des liens vers d’autres sites et publicités. Notre Politique sur la protection de la vie privée s’applique seulement aux renseignements recueillis sur notre site Web. Nous ne sommes pas responsables des pratiques et des politiques liées à la vie privée des sites ou annonces de tiers.

(e) Retrait du consentement pour les témoins de connexion

Si vous souhaitez retirer votre consentement au téléchargement de témoins de connexion, consultez la documentation sur l’aide en ligne du logiciel de votre navigateur Web pour modifier le paramètre de votre navigateur afin de refuser les témoins de connexion, en tout ou en partie. Refuser des témoins de connexion peut nuire à la performance du site Web.

For information on how you may withdraw your consent to the collection of information by the Institute, please see the “Your Privacy Choices” section below.

Clients à l’étranger

The Institute is a Canadian not-for-profit organization and our membership consists primarily of Canadian payroll professionals. We realize that we do have members outside Canada and that our website may be accessed by Customers from around the world for membership, education and information purposes.

The Institute is subject to and complies with Canada’s Federal Privacy legislation, known as the Personal Information and Protection of Electronic Documents Act (PIPEDA).

If you are located in the European Union (EU), you should know first of all that, as a result of the comprehensive privacy protections provided to data subjects under PIPEDA, personal data flow from the EU to Canada has been approved by the adequacy decision of the European Commission under its European Directive. While the Institute is not directly subject to the General Data Protection Regulation (GDPR), most of the rights granted to you under the GDPR are substantially similar to those granted to data subjects under PIPEDA, including the right to request access to, correct, amend, delete, or limit the use of your personal data. Please refer to the “Accuracy of Your Information” and “Access to Your Information” sections above for further information.

Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques relatives aux renseignements personnels, veuillez nous contacter après avoir consulté la section « Pour nous joindre » plus loin.

Vos choix en matière de protection de la vie privée

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels n’importe quand, sous réserve des restrictions légales, commerciales ou contractuelles applicables, si vous nous donnez un avis raisonnable de retrait.

(a) Consentement à la collecte de renseignements

Comme l’indique la section « Collecte des renseignements personnels », nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux dont nous avons besoin pour pouvoir vous proposer nos produits et services, comme l’explique la section précédente « Utilisation des renseignements personnels ». C’est pourquoi le fait de retirer votre consentement à la collecte des renseignements personnels obligatoires peut nuire aux services liés à ces renseignements. Quand nous vous demandons des renseignements additionnels, nous précisons clairement que c’est une option facultative et que vous pouvez retirer votre consentement n’importe quand. Nous détruisons alors tous vos renseignements.

(b) Consentement à l’utilisation des renseignements

Vous pouvez refuser que vos renseignements personnels soient utilisés à des fins particulières, comme il est expliqué ci-dessous :

   i. Envoi de ressources et de renseignements liés à la paie

A key benefit of your membership in the Institute is receiving information on products and services that are of interest to payroll professionals, such as legislative updates, professional development programs, and other payroll-related services.

Consent to receiving this information is optional and you can decide to withdraw it at any time by contacting us directly or through our website. The option is set out in our membership application, and update and registration forms. In the event that you do not check the option provided to you on such forms, the submission of the form to the Institute constitutes your consent to receive such information.

   b. Marketing of Products and Services of the Institute

The Institute may also offer and market to Customers products or services of the Institute that it believes will be of interest from time to time. This includes marketing through various communication methods, including mail, phone, email, and website digital marketing.

Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir cette information n’importe quand en nous contactant directement ou en visitant notre site Web.

   c. Marketing of Products and Services of the Institute’s Partners

The Institute may also offer and market to Customers products or services of the Institute’s partners that it believes will be of interest from time to time. This includes marketing through various communication methods, including mail, email, website and digital marketing.

Consent to receiving this information is optional and you can decide to withdraw it at any time by contacting us directly or through our website. You should note that all marketing of services of the Institute’s partners will be sent to you by the Institute and not the partner, unless your express consent has been obtained from the partner to market directly to you.

Même si vous ne souhaitez plus recevoir de communications, de renseignements commerciaux ou d’informations facultatives, nous continuerons à vous contacter au sujet des mises à jour législatives, des questions de gouvernance liées à l’Association et des communications importantes relatives aux membres, comme un avis de renouvellement, etc.

(c) Consentement à l’échange d’information

Comme l’indique la section « Échange d’information » de la Politique sur la protection de la vie privée, nous ne pouvons pas transmettre certains renseignements personnels à des tiers sans votre accord. Vous pouvez retirer votre consentement à cet échange d’information n’importe quand en nous contactant directement ou en visitant notre site Web.

Dès réception de votre avis de retrait de consentement, nous vous informerons des répercussions possibles de votre retrait, qui peuvent inclure l’impossibilité d’accéder à des services dont le traitement exige ces renseignements.

Communiquez avec nous

We will promptly respond to questions and concerns relating to our personal information practices and this Policy, and do our utmost to resolve your concerns. If you have any questions or concerns about this Privacy Policy or about Institute's personal information practices, please contact us at:

À l’attention de l’agent de protection des renseignements personnels

L’Association canadienne de la paie

250, rue Bloor Est, bureau 1600

Toronto (Ontario) M4W 1E6

Téléphone : (416) 487-3380

Sans frais : 1-800-387-4693

Télécopieur : (416) 487-3384

Email: 

Si nous ne pouvons répondre à votre demande à votre entière satisfaction, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada durant les heures d’ouverture en appelant le : 1-800-282-1376 ou à : www.priv.gc.ca/fr/, ou encore, en écrivant à :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria

Gatineau (Québec)

K1A 1H3